Gianmarco Tejada Valenzuela

La empresa BmTours, especializada en viajes, necesitaba prospectar a sus leads para recopilar información clave, como el destino al que querían viajar, la cantidad de personas, su correo electrónico, número de celular y el país de origen. Además, era fundamental respondedor preguntas frecuentes de manera eficiente. Para ello, se implementó un agente de IA basado en el modelo o1 mini de OpenAI, capaz de responder automáticamente las consultas de los leads y clientes. Este agente también se encarga de la prospección, identificando los intereses de cada persona en relación con su viaje. Una vez recopilada la información, un vendedor toma el relevo para brindar una atención más personalizada. Además, se integró una técnica de enfilamiento de mensajes, que permite a la IA agrupar y responder varios mensajes a la vez, en lugar de responder cada uno de manera aislada. Esto mejora la fluidez de la conversación y optimiza la experiencia del usuario.

Esta automatización tiene como objetivo extraer datos de LinkedIn y páginas web de las personas que se registran a través de un formulario para un evento en la Universidad UTEC de Perú. En el formulario, los participantes proporcionan su enlace de LinkedIn y su página web. Una vez registrados, la automatización recopila los datos de LinkedIn y los almacena en una base de datos en Notion. Además, realiza un scraping de las páginas web y utiliza DeepSeek para analizar la información y generar un resumen, lo que permite comprender mejor el perfil de cada participante. Esta automatización no solo ayuda a la universidad a prepararse mejor para el evento, sino que también sirve como base para una dinámica de networking que se llevará a cabo durante la jornada del evento.

Con tantos pendientes, a menudo olvidaba asistir a reuniones importantes o llegaba tarde a ellas. Para solucionar este problema, desarrollé una automatización que me ayudó a gestionar mejor mi tiempo y evitar estos inconvenientes. El sistema funciona de la siguiente manera: Configuré Google Calendar para enviar un correo electrónico 3 minutos antes de cada reunión programada. Este correo se reenvía automáticamente a un mailhook de Make, el cual activa un módulo de Twilio. Twilio realiza una llamada a mi celular para recordarme la reunión y asegurar que asista lo antes posible. Gracias a esta automatización, logré dejar atrás el problema de olvidar reuniones, mejorando significativamente mi puntualidad y proyectando una imagen profesional más sólida.

La empresa CentryClass buscaba implementar un sistema que permitiera crear cuestionarios para los asistentes a los talleres gratuitos que organiza, con el objetivo de emitir certificados de manera automática a quienes aprobaran dichos cuestionarios. Para satisfacer esta necesidad, se desarrolló una automatización que genera un cuestionario personalizado para cada alumno interesado en obtener el certificado. Al finalizar el examen, el sistema evalúa si el alumno aprobó o no. Si no aprueba: El alumno tendrá la opción de repetir el examen. Si aprueba: Se generará automáticamente su certificado, que estará disponible en su portal web, asociado al taller al que asistió. Esta solución optimiza el proceso, ahorrando tiempo y esfuerzo tanto para la empresa como para los participantes.

Kommo es un CRM ampliamente reconocido por su excelente interfaz para gestionar leads provenientes de canales como Instagram, Messenger y WhatsApp. Sin embargo, en las empresas donde trabajé, surgió una limitación significativa: la necesidad de contratar personal adicional para atender las consultas de los leads y clientes que llegaban a través de estos canales. Para abordar este desafío, utilicé la API de Kommo para integrar un asistente virtual entrenado con información específica de la empresa. Este asistente no solo automatiza la atención de consultas, sino que también proporciona respuestas rápidas y precisas, además de ayudar en la prospección de leads interesados en los productos y servicios de la empresa. El proceso de automatización funciona de la siguiente manera: todos los mensajes entrantes gestionados por Kommo son analizados por el asistente virtual, quien está entrenado con la información relevante de la empresa. Luego, la respuesta generada por el asistente se reenvía automáticamente a la conversación del usuario que hizo la consulta inicial, brindando una experiencia fluida y eficiente.

La empresa BMTours cuenta con varios departamentos que, de manera constante, solicitan diseños para sus campañas de marketing y otras necesidades. Sin embargo, la gran cantidad de solicitudes hacía que organizarlas y registrarlas manualmente en Trello fuera un proceso que consumía muchas horas de trabajo. Para optimizar este flujo, se implementó un formulario detallado en Tally. Cada departamento utiliza este formulario para enviar sus solicitudes de diseño. Luego, mediante Make, se automatiza el proceso de registro en Trello según los detalles definidos en el formulario. Además, se envían notificaciones a las personas que realizaron la solicitud, tanto cuando su requerimiento pasa al estado "En proceso" como cuando el diseño se completa. Esta automatización consta de tres escenarios principales: - Registro automático: Importa la información de Tally a Trello. - Notificación de progreso: Envía un aviso al departamento correspondiente informando que su diseño está en proceso. - Aviso de finalización: Envía un mensaje final, por Slack y correo, indicando que el diseño ha sido terminado.

Tengo un formulario donde recibo reseñas mis clientes sobre su opinión de mis servicios, al llegar una respuesta, esta es analizada por la IA de ChatGPT con la indicación de que mencione puntos de mejora de mis servicios que podría implementar con base en la reseña, luego esa información se envía a mi correo para poder revisarlo.

Esta automatización lo que logra es que al momento de recibir un correo con un archivo PDF, este se convierte en una imagen para luego ser analizada por la IA de chatgpt con el fin de resumir la información de este documento o extraer información clave, luego esa información se envía a un correo en específico con los resultados del análisis

Al querer iniciar mi newsletter no tenía conocimiento sobre copyrigthing, es por ello que he creado esta automatización , lo que logra es que capta los correos que envían expertos en venta y copyrigthing para luego pasar a una base de datos de Notion que gracias a su IA , de forma automática analiza las palabras clave, objetivos de venta y técnicas de copyrigthing utilizado en ese correo logrando así un aprendizaje más acelerado en esta disciplina.

En el aplicativo de la empresa PDK productiva el terminar de elegir el personal apto para requerimiento de contratación para proyectos de construcción de la empresa se necesitaba una forma de comunicar al jefe de obra los resultados de ese requerimiento que el hizo, es por ello que esta automatización lo que hace es además de enviar esa información al usuario del aplicativo del jefe de obra también envía un correo con un documento de google sheets creado a partir de la información del personal elegido para su requerimiento

La Edtech CentryClass al ser un negocio B2C tiene un gran flujo de leads, es por ello que para tener una mejor vista de la eficiencia de las campañas de marketing se creó esta automatización que cada día a las 00:10 de la madrugada hace un conteo de todos los leads nuevos llegados el día de ayer y envía ese número en un canal de discord.

La Edtech CentryClass al tener tantas automatizaciones corriendo a la vez es normal que de vez en cuando falle algunas, como el canal de comunicación principal es en discord esta automatización lo que hace es que por un canal de este se envía un mensaje notificando y etiquetando al área de TI cuando una automatización en make falla brindando el link del escenario para entrar directamente y atender el problema lo más rápido posible, también avisa si las operaciones en make se han acabado.

Canva no tiene una interfaz muy buena para gestionar los diseños que se crean y la edtech CentryClass al tener tantos diseños perdía tiempo encontrado el que más necesitaba, es por ello que se creo que esta automatización que lo que hace es actualizar la última hora de modificación de los últimos 10 diseños exportando su link de edición e imagen de portada, ahora el equipo puede gestionar mejor los diseños, ya que Airtable tiene una mejor interfaz para organizar la información, todo esto se logró con make y pipedrive otra herramienta de automatización low code,

La empresa minera Geomotspa tenía dificultades para encontrar personal cualificado en los diversos proyectos que tienen , es por ello que esta automatización lo que logra es que tomando en cuenta el perfil profesional de conocimiento en diversas tecnologías de los trabajadores y los requerimientos de conocimientos que va a necesitar el proyecto para que se lleve a cabo busca a todos los trabajadores que estén alineados con los conocimientos o “skils” que va a necesitar el proyecto dando un informe si es que se encontró el personal requerido o si la empresa no tiene personal cualificado en las habilidades requeridas para el proyecto, el proceso o de crear el proyecto y ver los resultados lo hacen mediante una interfaz creada en Softr.

La edtech Novolabs tenía un problema al momento de comunicar a sus estudiantes indicaciones de días antes de que empiece su programa de formación y dar seguimiento de objetivos que se plantean los alumnos para avanzar con sus emprendimientos, esta automatización realiza recordatorios 10 días antes de que empiece una clase a estudiantes de diversos países tomando en cuenta su zona horaria y pregunta cada lunes un objetivo que se van a plantear para luego el viernes preguntar nuevamente si cumplieron o no el objetivo, todo esto realizo con la api de Whasapp y Airtable.

En CentryClass.com se usa make como herramienta principal para lograr que muchos procesos dentro de la edtech sean sostenibles en el tiempo; sin embargo, por la cantidad de escenarios que se gestionan llegamos a tener problemas de gasto excesivo de operaciones y haciendo que todos los escenarios fallen por llegar a ese límite, por ello esta automatización lo que hace es recuperar de forma diaria la cantidad de operaciones que se usa en la cuenta de la empresa y avisa de errores que puedan estar pasando en los escenarios activos, toda esa información se ve en una interfaz creada en Airtable, logrando así un control mucho más llevadero del uso de make en la empresa.

Al momento de crear un aplicativo móvil con AppSheet para la gestión del personal de una empresa constructora, uno de los últimos procesos a realizar para poder lanzar el aplicativo era la sincronización de su base de datos interna , que está en google sheets , con la base de datos del aplicativo, por esta razón he creado esta automatización , su función es exportar todos los registros de los datos del personal en google sheets a la base de datos del aplicativo cada 3 horas o presionando un botón que he creado en una interfaz creada con google sheet para los administradores de personal de la empresa, con este se logra que la información que se utilice en la app este lo más actualizada posible a los cambios que haya en la base de datos principal de la empresa.

Facebook Ads Pixel es una herramienta de análisis que ofrece Meta (Facebook) para medir la efectividad de las campañas publicitarias, por ello la edtech CentryClass necesitaba mejorar la eficacia de esta herramienta, ya que traería beneficios como mejorar el rendimiento de los anuncios, mostrándolos a personas con más probabilidades de realizar compras, por ello esta automatización lo que logra es que al momento de lograr una venta, de forma automática la información de la persona que compro el producto se envía a Facebook ads pixel.

La formo en como gestiono mis tareas es usando Notion; sin embargo, por temas de centralizar las tareas de todo el equipo de CentryClass en el que pertenecía tenía que reportar las tareas que lograba en una base de Airtable, copiar y pegar cada tarea que terminaba además de ser laborioso a veces me olvidaba hacerlo generando confusiones al momento de presentar avances, por ello esta automatización revisa 1 vez al día todas las tareas que se han terminado y actualizado para pasarlo a la base de Airtable, con esto puedo seguir usando mi sistema de tareas en Notion a la vez que se crean esos reportes de tareas terminadas en Airtable

En la edtech CentryClass se crean múltiples campañas en Facebook Ads para sus cursos; sin embargo, no existía una integración nativa en Facebook ads para exportar los leads que se crean de las campañas a la base de datos de Airtable de la empresa de forma automática, por ello está automatización lo que hace es revisar cada 3 horas todos los leads que han llegado de una campaña y luego exporta de forma masiva toda la información de los contactos a la base de datos de Airtable logrando así poder tener un mejor manejo de los leads interesados en comprar los productos de la empresa.

En la edtech CentryClass se tiene múltiples links acotado que son usados para campañas de marketing en Facebook o envío de mensajes masivos por email y WhatsApp, sin embargo tener que exportar los informes de cuántos clicks recibió cada link demandaba demasiado tiempo, por ello está automatización lo que hace es que cada día analiza todos los links acotados existentes creados en Short.io , luego con un filtro de airtable solo escoge a los links que estén activos (ya que no tiene sentido analizar los clicks de links enlazados a campañas que ya terminaron) , por último exporta la información resumida a una tabla de Airtable logrando así tener un mapeo de cuáles campañas l mensajes generan más conversación en el cliente.

Dentro de mi equipo una de las tareas más repetitivas era la de crear enlaces acotados con links que se tenían que compartir para campañas de marketing o envío de mensajes a leads interesados en comprar algún producto, sin embargo el tener que copiar el link original, entrar a la plataforma para crear el link acotado y copiar ese resultado en el dashboard principal de airtable era tedioso si se tenía que crear varios links , por ello está automatización lo que logra es que desde la base de airtable se coloca el link original, luego se aprieta un botón para después de un segundo aparezca el link acotado en otra columna , si bien es algo simple ayudo a que este proceso sea mucho más comodo y rápido a largo plazo.

La edtech CentryClass quería mejorar la audiencia de donde venían los leads de las campañas de mkt realizadas en Facebook Ads ya que últimamente no estaban siendo efectivas, por ello está automatización lo que hace es que cada 12 horas envía la información de todos los leads nuevos que llegan a la base de datos en Airtable a las bases de datos de audiencias en Facebook Ads logrando así que con esa información la inteligencia artificial de Facebook Ads funcione de manera mas eficiente al momento de elegir a las personas a quien mostrar los anuncios.

En Notion tengo un sistema de tareas donde cada tarea siempre me coloco una fecha de ejecución, lo malo es que a lo largo del tiempo se me juntaban muchas tareas atrasadas, osea que me las ponía para hacer hoy, pero en el día al cambiar mis prioridades y ya no la hice, quedando la fecha de la tarea para ayer, esto hacía que tuviera demasiadas tareas con fechas atrasadas haciendo que manualmente tenga que actualizar la fecha a hoy o mañana para ejecutarlas , por ello esta automatización lo que hace es que cada día a las 12 p.m todas las tareas entre ayer y mañana las posterga un día y las tareas que estén en una fecha mayor a la de mañana las archiva en otra vista, esto hace que siempre pueda tener las tareas en la fecha actual y no se me acumulen por el archivado automático que se da con la automatización.

La edtech CentryClass necesitaba tener las grabaciones de Zoom en YouTube por el límite de espacio de Zoom y para que pueda ser compartido con los estudiantes, por ello esta automatización lo que hace es que cuando se termina una reunión de Zoom se activa esta automatización para subirla a YouTube.

La edtech CentryClass muchas veces se quería lanzar recordatorios u ofertas masivas a todos los leads interesados en sus cursos, al ser a veces miles enviar un mensaje interno a cada uno podría tardar horas, esta automatización lo que hace es que con la plataforma Kommo se hace posible enviar un mensaje a todos estos leads que están alojados en la base de datos de Airtable de la edtech automáticamente y en un lapso de tiempo promedio a 30 minutos por 600 leads (esto varía dependiendo de la cantidad de personas a las que se les enviaría el mensaje), ¿Por qué 30 minutos? Esto debido a que la plataforma Kommo no utiliza la API de Whatsapp, ósea que al utilizar el WhatsApp Bussines (el Whatsapp que utilizamos en nuestros celulares) te pueden bloquear el número si haces un envío a muchas personas de forma simultánea, algo que podría perjudicar a las ventas de la edtech, por ello en la automatización también se colocó un temporizador de 3 segundos para poder saltar esta restricción, ósea se envía un mensaje cada 3 segundos, evitando así ese bloque, reducción costos (ya que la Api de WhatsApp te cobra por cada mensaje que envías pero en este caso no) y ahorro de tiempo.

Al terminar una sesión de Zoom se tenía que subir a YouTube (esta automatización estaba en Zapier), sin embargo a veces no se llegaba a subir las grabaciones a YouTube, esto debido a que en YouTube solo se pueden subir videos con títulos de no más de 100 caracteres y los títulos de las sesiones de Zoom a veces tenían más de esos 100 caracteres, la solución fue esta automatización, lo que hace es que cuando inicia una sesión de Zoom analiza si el título de esta sesión tiene menos de 100 caracteres, si es así lo deja como está, pero si no le hace una reducción de estos, el resultado fue que cuando se termine la reunión al tener que subir a YouTube la grabación de la reunión no habría ningún tipo de problema.

Para la edtech CentryClass se hacen sesiones de sus cursos en Zoom, al final de cada sesión se abre un cuestionario de zoom donde las personas comentan que les pareció la clase; sin embargo, esta información se alojaba en zoom y pasar cada formulario de las decenas de clases que tenemos de forma manual desde zoom a Airtable era muy laborioso, esta automatización lo que hace que después de 1 hora de acabar la sesión (se coloca este tiempo para que a las personas les dé tiempo a contestar el cuestionario) se analiza en que cuenta de zoom se hizo la reunion, se leen todas las respuestas y al final se guardan en nuestra base de datos donde se tiene una vista más cómoda y general de que les pareció a los usuarios de CentryClass las clases y ver en qué puntos poder mejorar .

En Notion había creado un sistema de hábitos, sin embargo al terminar la semana necesitaba generar reportes de como me fue en la semana acerca de los hábitos logrados y ver en que aspectos poder mejorar para implementarlos, esta automatización lo que hace es que con un botón en Notion al darle click se me hace una lectura completa de todos los hábitos que hice en la semana, se registra todo el progreso que lleve y se reinicie todo él progreso semanal de los hábitos para iniciar una nueva semana.

En la edtech CentryClass al tener múltiples cursos que se dan en simultáneo además de tener reuniones de forma regular se tenía el problema de que para programa reuniones en zoom, se debía revisar que para esas fechas no estuviera ocupado o hasta a veces se hacían reuniones que se cruzaban con clases en vivo, ya que solo se cuenta con 2 cuentas de zoom, esta automatización lo que hace es que desde una interfaz creada en Airtable, la persona puede crear todo tipo de sesiones en zoom sin que se cruce con otras sesiones, ejemplo, si yo quiero crear una reunión a las 6 p.m en la cuenta de zoom 1 y esta cuenta ya tiene una reunión a esa hora, entonces la creara en la cuenta de zoom 2 ,y si está también esta llena creará la reunión en Google Meets

En la Edtech CentryClass llegan múltiples de leads de diversos cursos, para no perder ese interés inicial por parte de esos leads el objetivo era crear un contacto inicial y que mejor canal de Whatsapp, esta automatización lo que hace es que cuando una persona se inscribe interesada en comprar el curso se le envía un mensaje de acuerdo al curso que se inscribió, eso se hace mediante la plataforma Kommo.

Una empresa constructora al hacer contrataciones de personal de forma regular el proceso de buscar en su base de datos el perfil ideal para diversos trabajos era muy laborioso, esta automatización lo que hace es que desde un aplicativo móvil el jefe del proyecto hace un requerimiento del perfil que necesita, se activa en make la búsqueda de este personal en la base de datos y devuelve resultados de todo el personal que hace match con el requerimiento que se hizo.

En CentryClass, una edtech que se dedica a vender cursos digitales sobre el sector minero en la especialidad de Geotecnia, al momento en que un curso se termina con por ejemplo, 30 estudiantes, se les debe dar su certificado, el proceso manual para generar cada certificado era muy laborioso ya que habían muchos cursos que se daban de forma simultanea, sin embargo, con esta automatización todo estos pasos se dan de forma automática: 1. En una interfaz creada en airtable, un personal de la empresa selecciona el curso del cual quiere sacar el certificado para luego darle click a un botón. 2. Se leen todos los registros que están dentro de ese curso 3. Por cada registro se crea un certificado tomando en cuenta la información de cada alumno 4. Se crea una link de la pagina web de cada certificado, donde ese link se convierte en un QR y se coloca en el certificado 5. Se termina de armar el certificado y se sube en la base de Airtable, que es donde esta ligada a la pagina web de la empresa Con esto, además de ahorrar muchas horas de trabajo, hace que cada estudiante al escanear su código QR les habrá una pagina donde podrán ver su certificado y con la opción de poder descargarlo en PDF o compartirlo en LinkedIn